1 Основы работы с текстом. Замечания и советы по обработке текстов.

Мотивация.

Это важно, поскольку компьютерный документооборот стал сейчас стандартом де-факто. Несмотря на дешевизну сканеров и наличие сильных программ распознавания сканированного текста (об этом ниже), работа с текстами - наиболее распространенный вид использования компьютера (по некоторым данным до 80%). Поэтому вы заинтересованы хорошо знать эту главу.

Вы также не сможете отменить того факта что вокруг есть масса людей от которых вы будете поначалу сильно отставать в подготовке, и они будут ожидать что вы работаете не хуже их. Это естественно. Вы так же ожидаете что человек умеет разливать чай. Такое ожидание относится прежде всего к умению работать в Word. Это – мощное приложение, часть пакета Microsoft Office. Word и является обычной средой обработки современных документов.

Сейчас развивается область электронных книг и по мере распространения компьютеров и планшетов для чтения файлов она будет расти, а при выходе на рынок «электронных чернил» и LEP, OLED дисплеев должна произойти революция. В результате бумажные книги и периодика станут постепенно уходить из употребления, для окончательного вытеснения её потребуется высочайшее качество и дешевизна планшетов. Какой формат станет читаться этими устройствами? Некоторые нынешние читают PDF. Но сейчас уже есть несколько форматов электронных книг для компьютера – в том числе с запретом печати и копирования.

Роль этой главы.

Знать эту главу нужно для опоры а не заучивания. Я даю советы и пишу свои соображения. Возможно, вы скоро сможете написать свои, и где мы разойдёмся во мнении вы будете правы, а может быть каждый будет прав для своего случая. Автор на момент написания этих строк не имеет опыта работы в издательстве или образования по этой теме, и это не обязательно. Но эта глава поможет вам избежать некоторых проблем.

Нечто кроме текста.

Хотя глава о работе с текстами в наше время фактически нельзя избежать вопросов которые к самим текстам отношения не имеют, а именно: иллюстрации, разрывы страниц и прочие которые возникают при создании и редакции документов. Современный документооборот далеко выходит за пределы примитивной работы и действий с текстом. Вы не сможете отменить необходимость править относительно сложные документы потому что они придут к вам так или иначе.

Тут – основы редакции текстов.

Эта глава описывает основы работы с текстом. Я намеренно так осторожно выражаюсь поскольку конкретные способы непримитивной обработки текста могут отличаться в разных приложениях. По этой причине я в первую очередь рассматриваю простые действия с текстом.

Сюда не относится просто чтение и распечатка. Есть программы только для этого, например IE.

Вопрос о работе непосредственно над текстом распадается на забивку\редакцию простого текста, которые надо освоить хотя бы для ввода пароля после включения компьютера, и очень большой вопрос о вводе, редакции и оформлении более-менее непримитивных документов.

Понятие текстового файла и содержимое файла.

Эта главка может быть пропущена при первом чтении. Формат файлов могут называть текстовым, и это верно, но обычно лишь в основном смысле. Например, форматы RTF, Doc, HTML, PDF позволяют иметь в документе гораздо больше чем текст. Их можно считать текстосодержащими. Они могут вообще не включать текст.

Причём здесь есть одна тонкость. Выше сказано, что есть текстовый формат. Это нельзя отрицать, существует расширение ТХТ для таких файлов. Например, в каталоге WINNT есть файл setuplog.txt, который вы можете открыть и посмотреть. Не изменяйте его. Конкретное содержание этого файла расходится со своим прямым назначением – это ведь не текст ручного набора и не пользовательский текст. Там же есть файл desktop.ini, который вообще не имеет расширения ТХТ, являясь текстовым по существу. Его можно открыть в Блокноте. Это – программно-генерированный файл, текстовый с технической точки зрения. Не изменяйте его. Таким же образом вы можете открыть в Блокноте файл tip.htm из каталога WINNT\Web но он является HTML-документом и его нормальное открытие в обозревателе показывает не только текстовую часть документа но и картинку. С другой стороны, если вы попробуете открыть в Блокноте так называемый текстовый файл с расширением PDF, то получите абракадабру. Мораль этого наблюдения такова: есть назначение текстовых файлов, есть технический текст без текстового расширения и есть текстовые файлы которые не являются техническим текстом.

Затем важно понимать, что расширение ТХТ соответствует двум способам записи текста – принятому в Windows и принятому в уже ушедшей в прошлое DOS. Кодирование текста разное, результирующий текст может быть одинаков. Если вы напишите один и тот же текст и сохраните его этими двумя способами, а потом прочтёте не перепутав кодировку, то они будут выглядеть правильно и одинаково. Если применить другое раскодирование то получится абракадабра. К старым программам часто прилагаются файлы в кодировке DOS. При открытии их в программе, которая подразумевает что текст написан в кодировке Windows (например Блокноте) вы получите бред.

В таком случае запустите WordPad и откройте файл как текст MS-DOS.

Ещё скажу о таком неочевидном но важном вопросе как кодировка текста. Обычно вы просто открываете файл щёлкая его в Проводнике, и связанная с его форматом программа его открывает и правильно показывает. Достаточно мощная программа – тут в первую очередь представляется Word – сама выполнит если потребуется адаптацию к кодировке открываемого файла, и вы можете не знать о том что это произошло. Однако это не отменяет того факта что старые файлы, а также рассчитанные на чтение под управлением DOS имеют особую кодировку (ASCII). Это сейчас некоторые файлы сопровождения и описаний для ОС, программ диагностики «железа» и просто старые файлы которые вы можете получить вместе с приложениями которые были в ходу пока DOS ещё была популярна.

Если вы посмотрите на список типов файла в диалоговом окне сохранения любой достаточно сильной программы то увидите там такие пункты как «текст DOS», «текст Unicode» и пр. Web-обозреватель речь о котором в главе о сетях вообще обязан иметь дело с 10-15 кодировками. Поэтому вы можете использовать его для чтения многих непонятных файлов и конвертации кодировок путём пересохранения в другой кодировке. Это не поможет прочесть бредовый файл формата PDF, тк он не является техническим текстом.

Такое большое количество кодировок объясняется тем что они связаны с языком текста, точнее, с алфавитом. Поскольку Web-обозреватель должен быть интернациональным он «понимает» многие кодировки.

Кроме того этот вопрос имеет историческое измерение. Изначально для русского языка была кодировка обозначаемая «кириллица DOS» или DOS-866, содержащая символы латиницы и символы кириллицы отсутствующие в латинице. Потом появилась кодировка «кириллица Windows» или Windows-1251, и KOI-8. По мере того как интернет оккупировал мир американцы обнаруживали что кроме них есть другие страны и ситуация с кодировками становилась всё более сложной.

Кодировка unicode позволяет записывать многочисленные символы и иероглифы, хотя ценой этого является увеличение объёма файла. Думаю что Unicode скоро станет фактически стандартом. Причём вы не будете знать об этом потому что это станет свойством форматов файлов. Word97 уже использует его для своих файлов, соответствующий формат называется без упоминания кодировки.

Вопрос о кодировке вам сейчас кажется не очень понятным, но это и не требуется практически. Он редко возникает. Существуют программы для перекодировки текстов. Это вызвано прежде всего тем что письма электронной почты могут быть перекодированы по пути к вам. В таком случае вы получите нечитаемый набор символов. Поскольку текст мог быть перекодирован более одного раза пытаться вернуть его в исходный вид вручную – дело неблагодарное. Используйте программу-перекодировщик.

Источники текста. Наложение оформления.

Это важно потому что начинающий пользователь может забыть про альтернативные подходы и сделать много лишней работы. Источником текста может быть

1) физическая клавиатура которая обычно и используется. Она в текстовой части равна печатной машинке.

2) виртуальная клавиатура которая вложена в современные ОС и может быть установлена как приложение. Это окно где курсор используется для нажатия кнопок с буквами. Этот способ фактически хорош только когда нет обычной клавиатуры. Он малопродуктивен.

3) буфер обмена ОС (см справку ОС)

4) распознающая программа. Этому посвящена отдельная глава.

5) различные программные средства. Они не способны заменить человека но важны практически. Например существует автозамена слов, вставка файла целиком.

6) системы распознавания речи. Это пока малопопулярные программы которые поставляют текст получая речь.

Во многих случаях вы переносите не только текст но и его оформление. Такие программы как Word позволяют накладывать оформление на материал путём переноса характеристик из другого документа или шаблона. Это позволяет вам быстро получить документ нужного вида. Этот вопрос имеет прямое отношение к стилям и описан в справках этих программ.

Обновление связей и полей. Связывание (link).

Современные документы обычно не примитивны. Они имеют технические связи с другими файлами если документ составной. Они могут использовать технику связывания (linking) для того чтобы их данные были свежими. Они могут иметь поля (field) о которых должно быть написано в справках. Поля и связи могут требовать обновления.

Это вопрос в том числе адекватности, верности сведений документа. Связывание позволяет избежать большой работы когда вместо переделывания каждого вхождения достаточно переделать его оригинал и обновить связь. Кроме того такой объект всего один то есть происходит экономия места.

Прежде всего связывание типично для иллюстраций. Поля встречаются редко но могут привести к важным ошибкам.

Когда вы открываете документ для редакции то может быть запрос на обновление связей. Или они могут быть обновлены без запроса. Это определяется 1)настройками программы 2)программой 3)наличием связей в документе. В общем случае надо обновлять связи но вы не заинтересованы в лишних запросах в интернет за которые придётся платить. Чтобы разобраться с этим вопросом вы должны знать используемую программу.

Движение по документу.

Часто для листания надо вначале передать фокус окну документа выполнив щелчок на его заголовке или на документе. Но щелчок на документе важен ещё в том смысле что он 1) перемещает курсор 2) при щелчке на ссылке или кнопке или чем-то подобном может произойти реакция на эти действия которая вам не нужна. Перемещение текстового курсора означает что вы снимаете его с места где была редакция перед последним закрытием файла.

В простейшем случае вы имеете документ открытый в режиме «только чтение» поэтому там скорее всего положение текстового курсора не важно. Поэтому он никак не скажется на движении по тексту. Если документ открыт в обычном режиме то нигде не будет написано что это обычный режим. Тогда положение текстового курсора важно поскольку когда вы нажимаете клавиши со стрелками то двигаетесь относительно него. При этом текст автоматически прогоняется верх-вниз до текстового курсора а выделение снимается если оно было.

В качестве альтернативы этому способу есть масса других. Это в первую очередь листание вращением колеса мыши. Для этого её курсор должен быть на документе, а окно документа должно быть активно. Во вторых это листание нажатием экранных кнопок на линейке прокрутки. В зависимости от драйвера мыши вы можете или нет использовать специфические способы о которых можно прочесть либо на коробке с мышью,либо в приложенной к ней документации либо на сайте её производителя.

Нажатие PgUp, PgDown, Home, End скорее всего будет двигать текстовый курсор и листать только по мере перемещения курсора.

Это значит что вы потеряете место редакции. Это может быть важно потому что в больших файлах можно потеряться. Word запоминает точки редакции (см его справку). Другой вариант – поставить закладку. Ещё можно сделать аннотацию или примечание. Но эти способы есть не во всех программах.

Для перемещения по тексту у разных программ есть разные средства. В Word это 1)схема документа 2)режим структуры 3)диалог поиска 4)диалог перехода. В Writer OpenOffice есть Навигатор который вызывается нажатием F5 и выполняет другие функции кроме навигации. В обеих программах есть кнопка навигации с изображением шарика в правом нижнем углу окна. Она позволяет перейти к разным местам по типу элемента документа: к следующей таблице и пр.

Если у вас есть деление окна или копия документа открыта в другом окне то возможно есть способ включить и отключить синхронное перемещение по этим окнам или частям окон. То есть вы сможете листать оба документа одновременно.

Панель сносок в Word тоже будет работать как средство движения по тексту. Например в Word она есть и когда вы движетесь по сноскам то текст каждый раз подгоняется чтобы видеть место откуда сделана сноска.

Acrobat\AdobeReader в массовой практике используются лишь для чтения и распечатки тк иначе требуется платная версия. Это приложение обладает спецификой в плане листания. В простейшем случае вы можете ограничиться нажатием клавиш-стрелок на клавиатуре. С другой стороны есть дерево глав которое будет особенно нужно при больших документах (см справку AdobeReader).

B IE где по определению нет редакции есть удобный способ листания – нажатие пробела.

Набор текста. Базовые приёмы.

Как уже сказано в главе о клавиатуре, существует текстовый курсор, и во многих случаях текст можно ввести только при его мигании. Это замечание не относится к простым текстовым полям вроде того куда вводится пароль и приложениям вроде Блокнота. В таких случаях идёт простая забивка в том месте где есть текстовый курсор. Если вы переместите курсор в другое место, то забивка или стирание символов произойдут тоже в другом месте. В этой главе имеется в виду клавиатура стандартного вида поэтому слова обозначающие место клавиши («слева», «справа» и пр.) могут не годится для нестандартных клавиатур. Итак, чтобы...

Вводить буквы и цифры

При отсутствии выделения - в месте текстового курсора, при наличии выделения - вместо выделенной части, выделенная часть уничтожается. Обычно приложения не могут иметь более одного выделения. Сделать одно следующего:

1.ввести текст из буфера обмена (см справку ОС); текст может примитивизироваться под тот уровень который может обрабатываться программой в которую вы его вводите. Насколько он будет изменён при этом относительно исходного вида зависит от 1)программы где вы вставляете 2) способа вставки. Есть пункт меню Вставить как который вызывает в Word диалоговое окно для определения способа вставки.

2.забивать текст вручную.

3.вставить файл с помощью меню. Насколько он будет изменён при этом относительно исходного вида зависит от программы где вы вставляете.

Переместить курсор

Одно из двух:

1.щелкнуть в том месте, где вы хотите его видеть.

2.подвести курсор стрелками клавиатуры.

Выделить текст

При этом уже существующее выделение снимается с текста. Обычно приложения не могут иметь более одного выделения. Нажав левую кнопку мыши двигать мышиный курсор от начала к концу выделяемой части или от конца к началу. Текст будет как бы заливаться выделением. Если при выделении с помощью мыши текст начал уходить вверх или вниз, не волнуйтесь. При достижении нижней или верхней строки экрана документ начинает прокручиваться вниз. В результате вы выделите больше чем хотели но не испортите документ. Выделение не означает изменения, это всего лишь закрашивание.

Обычно приложения не могут иметь более одного выделения. В Word выпуска 2003 года и возможно более ранних, а также во Writer OpenOffice можно выделить более одной части текста нажимая Ctrl.

Снять выделение с текста

Любое перемещение текстового курсора.

Удалить текст

При наличии выделения клавиша Delete удаляет всё что выделено. Обычно приложения не могут иметь более одного выделения.

Если выделения нет то Delete удаляет символ справа от курсора, Backspase – слева.

Сменить язык (раскладку клавиатуры)

сделать одно из двух:

1.щёлкнуть индикатор языка рядом с часами где написано RU или EN и щёлкнуть RU или EN в появившемся меню

2. нажать сочетание клавиш для переключения раскладки. Обычно это левый Alt+ левый Shift.

Ввести точку

при русской раскладке крайняя правая клавиша в нижнем ряду

при английской раскладке вторая справа в нижнем ряду

Ввести запятую

при русской раскладке правый Shift+(крайняя правая клавиша в нижнем ряду)

при английской раскладке третья справа в нижнем ряду

Ввести «?»

при русской раскладке правый Shift+7

при английской раскладке правый Shift+(крайняя правая клавиша в нижнем ряду)

Ввести «!»

при русской раскладке левый Shift+1

при английской раскладке левый Shift+1

Ввести двоеточие

при русской раскладке Shift+6

при английской раскладке Shift+Ж

Ввести «собаку»

при русской раскладке (нет способа)

при английской раскладке Shift+2

Начать новый абзац.

Нажать на клавиатуре Enter.

Скопировать выделенный текст в буфер обмена ОС

Ctrl+c или через меню. См справку ОС.

Забивка практически не отличается от набора на машинке но обратите внимание что вводимые символы будут зависеть от текущего языка. Это довольно очевидно при вводе букв но создаёт проблемы при вводе некоторых символов.

Первая задача или задача-минимум.

В первую очередь что вы должны осваивать набивку текста. Не обязательно обладать подготовкой машинистки. Важно знать хотя бы основы в плане того что предлагают программы.

Стереотипы примитивной работы и их последствия.

Тут я хочу сделать одно общее замечание. Машинка является не страшным и привычным для некоторых способом набивки, и она несёт много пользы начинающим благодаря тому, что им легче действовать, затвердив у себя в голове формулу «делай как на машинке». Однако чем сложнее текст и чем больше потребность в его редакции тем больше вреда от аналогии с печатной машинкой.

Самым ярким примером этого является ситуация, когда текст ставится посередине листа и на новую строку отбивкой пробелами. При малейшей редакции это создаёт «кашу» из текста. Компьютер не виноват. Не виновата программа. Виноваты программисты создавшие массу людей которые не собираются учиться. Пробел – это часть текста, такая же, как любой символ. Вы отредактировали строки, и в соответствии с новым состоянием программа «сливает» текст между полями листа или краями окна, как она и должна делать. Она этим автоматически создаёт для вас более-менее аккуратный документ, она снимает необходимость следить за концом сроки, «сливая» текст на следующую строку когда он не умещается на этой строке. Это хорошо. Чтобы снять проблему сливающихся абзацев надо создавать абзацную отбивку. Чтобы поставить текст посередине в большинстве RTF-редакторов есть кнопка или пункт меню. Они автоматически ставят посередине весь текст до абзацной отбивки, весь абзац. Причём независимо от ширины полей листа и его конфигурации.

Примерно так же обстоит дело с таблицами. Таблицы – не редкость в современных документах. Квалифицированные машинистки в «машинное время» поступали так: считали символы в самом длинном слове или числе в таблице, ставили значение табуляции на эту величину и с помощью табуляции делали аккуратные таблицы на машинке. Нынешние лопоухие не видевшие машинок нигде кроме старых фильмов поступают иначе. Запросы не те. Они просто забивают текст. В результате опять «каша» и огромное раздражение. RTF-редактор позволяет вам делать аккуратные таблицы без какого-нибудь труда. Он позволяет вам вставлять и удалять строки и столбцы, и даже иногда превращать готовые строки в таблицы и обратно. Впечатляет? Так учитесь. Вначале надо создать пустую таблицу. Затем в неё ставится курсор и забивается текст. При этом он обычно растягивает ячейку вниз, что и требуется.

Общие соображения о текстовых редакторах, форматах и оформлении документа.

RTF, DOC и собственный формат редактора.

RTF-редактор – это не название одного редактора, это программы работающие с форматом RTF. Такая программа обычно может обрабатывать (с помощью вас) ещё и текстовые документы и иногда формата Doc Microsoft Word. Иногда RTF-редакторы позволяют обрабатывать ещё и свой формат, который не понимают другие программы. Поэтому не сохраняйте бездумно в собственном формате. Например, AbiWord имеет свой формат ABI. Такую программу лучше не называть RTF-редактором (хотя этот формат поддерживается) поскольку она не создана в первую очередь под него.

RTF выполняет роль курьера между программами. Вы можете сохранить файл в RTF и открыть в другой программе. RTF используется реже чем Doc поскольку везде установлен Microsoft Word. Как более мощная программа чем большинство приложений для формата RTF и фактически стандарт он диктует использование формата DOC.

RTF-файлы открываются в штатном редакторе WordPad, который вы получаете как часть Windows.

Запомните, что обработка Doc-файла в WordPad может привести к невозможности открыть документ в Microsoft Word или исказить его при открытии там. В таком случае содержимое файла переносят через буфер обмена (см справку ОС).

Что будет изменено? Фрагмент.

Общим правилом текстовых редакторов является то что производимые операции применяются к выделенному фрагменту. Если фрагмента нет, то ко всему документу или абзацу, иногда -- слову. Фрагмент – это часть документа – например, полстраницы текста + картинка, которые выделены.

Устанавливаемое оформление часто применяется к будущему тексту.

То есть для вас важно 1)наличие выделения (например так: этот текст выглядит как выделенный) 2)понимание области действий выполняемой операции. Если вы определяете вид абзаца то результатом будет изменение всего абзаца. Если вы определяете свойство действующее на всём документе то он весь будет изменён. Если вы меняете свойства частей документа то они будут изменены при том что остальное не изменится. Если вы установили курсивный режим при отсутствии выделения то весь будущий текст будет набран курсивом пока вы так же не отмените этот режим. Другие части документа могут переместиться смотря по автоматической подгонке материала но это не изменение. Сильные современные программы занимаются не только строками но и блоками текста и сами расставляют их смотря по свойствам частей документа и свойствам всего документа. Для таких программ типично наличие автозамены и может быть автораспознавание интернет-ссылок. Автозамена происходит если набрано слово которое назначено к автозамене. В результате на его месте автоматически вводится другое слово. Это аналог ручной замены. Ссылки обычно делаются подчёркнутыми. Им присваивается невидимый адрес и они начинают работать как описано в главе об интернете. Программы могут также подставлять окончания часто забиваемых слов так что вам достаточно нажать Enter чтобы завершить слово. Все эти особенности описаны в документации к программам.

Что можно сделать?

Обращайтесь к справке вашей текстовой программы. Такой редактор, если он достаточно сильный, может вставлять в документ иллюстрации, таблицы, сноски, производить математические расчёты, сортировку и другие операции в таблицах, создавать и вставлять в документ диаграммы и графики, пользоваться разными шрифтами и пр. Пакет OpenOffice, кроме множества уже привычных функций связанных с текстом и вставленными иллюстрациями позволяет создавать трёхмерные объекты но тут же видна и ахиллесова пята построения – оно содержит разрывы. Уж если требуется показывать объёмные тела то лучше использовать VRML. Пакет версии 1.1.4 позволяет сохранять файл в формате pdf. Пакеты MicrosoftOffice и OpenOffice позволяют вставлять формулы в документы. Вообще-то во многих случаях их можно вставлять как картинки.

Особенности современных программ.

Полезно сформулировать некоторые характерные особенности которые расходятся с представлением начинающих. В целом такие программы как Word выглядят довольно хаотическим набором инструментов для документа который существует тоже как неорганизованный в концептуальном плане. Нет двух-трёх принципов на основе которых можно учиться. Я попытаюсь выделить некоторые черты таких программ:

-отделение оформления от содержания. Прежде всего это вопрос о стилях. Оформление существует как набор свойств которые могут быть приписаны после создания содержания и изменены во всём документе сразу, одной операцией. Несмотря на стили можно задать оформление для отдельной части текста.

-наследование оформления от текущего. То есть если вы продолжаете строку которая уже имеет оформление то и оно тоже продолжается. Скорее всего это регулируемое свойство. В диалогах настройки программы может быть галочка которая отменяет наследование.

-автономия свойств страницы. Свойства страницы не связаны с её содержимым. Их редакция переверстывает документ без потерь для смысла.

-парадигма «сливания текста» в колонку которая делает положение его конца переменной а не константой. Это относится не только к тексту. Например разрыв колонки или страницы тоже не связан со страницей.

-автоматическое сохранение открытых документов через установленный интервал времени. Пока оно происходит программа не должна реагировать на ваши действия. Это нормально. Обычно при автосохранении вы видите внешние признаки этого процесса – растущую полосу прогресс-индикатора в статус-строке внизу окна или что-то подобное. Процесс при большом документе может занять 10-15 секунд.

Тут есть подвох для тех кто действительно не смотрит на дисплей. Несмотря на неудобство этого вмешательства не выключайте бездумно автосохранение тк это вопрос сохранности данных. 10-минутный интервал между автосохранениями установленный в Word означает что в худшем случае – потеря питания и пр. -- вы теряете только 10 минут работы а не час или день.

-наличие привязки к странице некоторых частей документа. Это входит в противоречие с идеей «сливания» текста. Современные программы не интеллектуальны и могут работать только с чёткими данными. Визуально понятная ручная постановка чего-либо на листе стала бы загадкой при редакции. Программы работают с абсолютными (см., мм.) и относительными (проценты) расстояниями в одном документе. Для разношириных шрифтов вроде Times в принципе не имеет смысла указывать расстояния в количестве символов.

-влияние параметров абзаца заставляющих его прыгать на следующий лист. Это нормально.

-автозавершение слов с помощью словаря который составляется по мере набивки текста. То есть набивая во второй раз слово вы можете столкнуться с тем что программа уже завершила его но добавленная часть будет выделена. Можно игнорировать её но практически важно что нажатие Enter при такой добавленной части может закрепить её как часть слова а не создать абзац. Во Writer OpenOffice есть возможность в настройках отменить автозавершение, как и в Word. Может быть вы сможете назначить другую клавишу для завершения чтобы не было путаницы с абзацами.

-автоматическая подгонка размеров иллюстраций под положение на листе и параметры страницы. Автоматическое преобразование текста в список и пр.

Все эти особенности при правильной работе могут принести много пользы, а при неправильной – много головной боли. Общая рекомендация для уменьшения этой проблемы – делать простые документы. Видимо только Latex и другие издательские приложения могут удовлетворить требованиям той быстроты и мощности которые давно стали нормой во многих других областях.

PDF

Формат pdf фактически существует как графический или текстосодержащий; документы этого формата часто присутствуют на CD как руководства и открываются в Acrobat\AdobeReader. Следующую часть этой главки вы можете пропустить и вернуться к ней по мере потребности.

Формат вроде бы дал ощутимые улучшения в области подготовки к типографской печати. У него есть преимущество перед другими в том что это единственный популярный формат позволяющий запрет на копирование содержимого. В PDF-файле возможны ссылки, поля анкет.

PDF расшифровывается как portable document format, но переносным его обычно можно назвать лишь с оговорками. Слишком большой объём. Несмотря на сжатие содержимого. В принципе у формата есть хорошие возможности с плане уменьшения размеров файла. Это не имеет отношения к архивации.

Создание формата PDF было мотивировано желанием улучшить ситуацию с распечаткой на принтерах но в 21 веке оно с моей точки зрения выглядит анахронизмом: качество распечаток давно на высоте при использовании Word, и в целом тут нет проблем, а есть небольшие и очень редкие огрехи. К тому же можно в качестве альтернативы использовать печать в PostScript- или PRN-файл с разным дальнейшими действиями. Анекдотизм ситуации в том, что самые большие (и, видимо, самые малые) отклонения от желаемого содержит распечатка именно pdf-документов. Причины этого - отдельный большой вопрос.

Фактически на сегодня ситуация такова: основные программы для редакции pdf дороги и не входят ни в ОС, ни в MicrosoftOffice; обычный размер документов неприемлем для передачи по интернету; качество иллюстраций часто получается низкое, это определяется программами; есть масса программ, не все они работают с кириллицей и многие требуют других программ. Формат почти не редактируем, для изменения документа могут быть нужны дополнительные приложения или плагины(plugin). Pdf - пожалуй, единственный распространённый формат для которого используется виртуальный принтер, качество его работы может быть безобразным. То есть вы должны создать обычный документ, тщательно проверить его и «распечатать» чтобы создать pdf.

Зрительно легче проверять на огрехи результат печати. Вы можете использовать формат PDF для создания бумагоподобного документа. К нему другое отношение. То есть вы как бы вычитываете оригинал-макет не тратя кучу денег на реальную распечатку.

Одна из проблем чтения в AdobeReader – новая версия формата требующая новой версии AdobeReader.

Pdf-документ может иметь разный размер смотря по тому в какой программе его «печатали», параметров принтера или приложения где он сделан.

Чтобы облегчить жизнь тем кто не может избавиться от желания использовать такой документ назову хорошие программы: EasyPDF, PDFCreator (для работы ссылок печатать из IE), PDFTK builder, Pdf995, тандем Ghostcript+Ghostwiev. Все эти программы бесплатны и имеют небольшой размер. Два последних случая сложные в установке, будьте внимательны в плане наличия всего что надо (это касается и версий) и порядка действий.

Ещё есть бесплатный генератор Freepdf (и TCPDF) но это не обычная программа а скрипт который выдаёт файл в окно обозревателя. Чтобы он начал работать надо будет немало подавить стул. Но результирующие файлы малы. Этот способ годится для создания файлов на сервере что позволяет уменьшить объем записей на нём. Так можно, например, создавать отчёты которые можно сразу отправлять на принтер или сохранять как любой другой файл. IE версии 5 в этом плане не всегда годится. Обычные документы могут печататься неправильно.

Кроме того вы можете использовать сайт http://www.freepdfconvert.com/ или подобный для конвертации в PDF. Подробное описание см по адресу http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_PDF_software

Какой формат выбрать?

Моё личное мнение о выборе результирующего формата для текстосодержащих документов таково: нет лучшего формата вообще, есть хороший выбор в конкретной ситуации. Обычно используется формат Doc который является «родным» для Word, и в 999 случаях из 1000 он верно отображается и вообще открывается у получателя, его размер позволяет пересылку через интернет.

Если у получателя нет Word но есть штатный WordPad то последний не отображает документ точно: сохраняется шрифт и иллюстрации но полного сходства нет.

Если искать другой хороший формат, то обычно это не RTF как вы думали – размер неподъёмный, а HTML если нет иллюстраций и MHT (вэб-архив) если они есть. Когда речь идёт о книгах большого объёма содержащих только текст то при пересылке через интернет стоит подумать о текстовом файле; в нём могут быть таблицы сделанные с помощью отбивки табуляцией как на машинке. Все эти форматы прекрасно архивируются. Если вы передаёте файл на носителе то PDF появляется в качестве варианта. PDF-файлы могут не уменьшаться при архивации.

Оформление.

Сейчас обычно используются WYSIWYG-программы, то есть вы видите документ таким, каким он будет после выдачи на принтер. Долой однообразие документов! Такие документы хуже запоминаются и в них труднее искать нужные заголовки, примечания и пр. В вашем распоряжении есть много шрифтов ОС; если этого мало, можно скачать в интернете ещё несметное количество; правда, для точного отображения отсутствующие у получателя шрифты должны быть внедрены в документ (см справки и описания к программам). Ещё о чём важно предостеречь – не у всех есть цветной принтер, хотя у всех есть цветной дисплей. Цветные принтеры стали дёшевы, но не рассчитывайте на то, что ваш документ будет распечатан в цвете. А если это не так, то контраст между фоном и текстом должен быть довольно большим. К тому же нельзя делать тёмный фон. Пару рамок –- пожалуйста, но не чёрная или синяя заливка!

Хорошие программы.

Какие программы я рекомендовал бы? Они всё время создаются; если вы всё же хотите уйти от Word и всего подобного то используйте, скажем, Hierogliph, CryptEdit для RTF и EmEditor для формата ТХТ; все эти программы проверяют ошибки. Если у вас медленная техника или огромные документы то обращайтесь к Atlantis, этому чуду скорости и умеренности размеров. Не используйте редакторы для программистов, они могут содержать малозаметные но важные в конкретной ситуации отличия от которых вы завопите. Чтобы посмотреть какие есть программы вы можете выйти на сайт neosoft.ru.

Конвертация форматов.

Конвертация между RTF и Doc почти не создаёт проблем, а вот с другими форматами дело обстоит иначе. Проверяйте результат. Например, при конвертации в HTML может получиться примитивнейший документ. При конвертации из любого сложного документа в простой могут возникнуть смысловые искажения. Они происходят оттого что теряется или искажается положение кусков текста и иллюстраций, теряются или портятся таблицы, теряются скрытые ссылки и сноски и пр. Например если вы захотите конвертировать из PDF в TXT то может получиться каша. В связи с этими проблемами используется перенос через буфер обмена ОС (см справку ОС). Есть и другой путь но он исключает поиск и правку – конвертировать в формат PostScript путём печати на PostScript – принтер который вы можете поставить без установки устройства. То есть надо «установить принтер» через Панель управления как если бы принтер был на самом деле, а потом печатать на него обозначив портом печати файл. Затем вы можете конвертировать полученный файл в отдельные графические файлы разных форматов.

Подводные камни поставляемые с программой. Назад к Блокноту?

Практически все используемые сейчас текстовые приложения работают в режиме WYSIWYG то есть показывают то что будет в типографии и распечатке. Из-за этого и особенно при больших документах могут быть задержки из-за переделывания вёрстки.

Когда вы пользуетесь Word или другой сильной программой то именно большие возможности и забота о пользователе могут создать некоторые казусы которые приводят к тому что такая программа в определённом смысле хуже примитивного Блокнота. Это не значит что есть какие-то опасности в полном смысле слова. Например Writer OpenOffice превращает забитый текст содержащий интернет-адрес в гипертекстовую ссылку. Это не патология. Ничего страшного, но эти случаи могут нервировать; я могу назвать лишь потерю связанных иллюстраций как важное явление. Я имею в виду технику связывания которая обычно не используется. Когда вы вставляете иллюстрацию в документ то видите флажок «связать» или что-то столь же явное. Вы можете определять связывать или нет иллюстрации. Правда, я не знаю ни одной программы для того чтобы узнать не открывая документ есть ли к нему связанные иллюстрации. Обычно их нет.

Есть возможность не выводить иллюстрации поэтому они могут быть скрыты. То что они не видны не значит что их нет.

Также расположение иллюстраций может создать проблемы. Дело в том что положение при одном расположении материала на листе может отличаться от расположения при другом – отличаться в том смысле что иллюстрация может быть обрезана, сплющена и перенесена. Но это вопрос не работы программы а параметров иллюстрации, и может быть документа в целом. Когда вы меняете поля страницы или другим способом меняете документ он может быть из-за этого испорчен. Это в общем более вероятно для нижележащих частей текста чем для вышележащих. Параметры иллюстрации – это свойства с которыми она присутствует в документе. Это не связано с тем как её готовили до вставления или сканировали. Обычно двойной щелчок на ней выводит дочернее окно где можно задать значения. Поэтому каждая картинка требует внимания.

У меня сложилось впечатление что во Writer OpenOffice может требоваться переоткрытие документа чтобы обновить свойства и связи. В целом OpenOffice – хороший пакет, альтернатива MicrosoftOffice.

Кроме того когда вы работаете с Word или другой сильной программой то возникают не всегда очевидные задачи и вопросы. Например оглавление и алфавитный указатель надо вставлять в последнюю очередь. Это – пример той сложности в случае мощной программы о которой я писал вначале книги.

Я хочу упомянуть незаметное переключение в режим замены в Word. Он работает с текстом либо в режиме замены символов либо в режиме вставки. То есть символ рядом с курсором заменяется,вы сразу это увидите. У меня было несколько случаев когда я задел сочетание клавиш для смены режима (другого объяснения нет). Щелчок на указателе режима внизу окна исправляет ситуацию.

Все мощные программы имеют много сочетаний клавиш. Я не думаю что в массовом порядке это опасно такими казусами но знать об этом полезно потому что иначе из-за случайного нажатия возникает иллюзия глюка которая очень напрягает. Факт что множество людей годами набирают тексты в Word и ничего у них не глючит.

Если в вашем документе есть поля то при перетаскивании и вообще применении к ним текстовых операций они могут перестать нормально работать. Так например во Writer OpenOffice перетаскивание номера страницы привело к тому что нумерация страниц была испорчена. Все страницы стали иметь один номер. Эта программа позволяет подсвечивать цветом поля. Так вы узнаете есть ли они. Вот ещё способ: обновите их. Возможно что после сохранения такой документ не будет считаться изменённым. То есть по изменению вы узнаете есть ли поля. Они могут не иметь внешних выражений. Свойства файла выводятся через меню. Там можно было бы сделать и вывод количества полей.

Для тех кто не очень хорошо знает сильные программы при простых документах лучше поначалу использовать простой текстовый редактор. Это может быть Блокнот. Это может быть WordPad. Это может быть AkelPad но там есть меню кодировок то есть надо знать что это такое. Зато он выключается нажатием Esc. Это позволит вам легко просмотреть десяток файлов. Это может быть редактор вложенный в Nomad и возможно поставляемый отдельно. Всё это совсем простые штуки хотя две последние имеют англоязычный интерфейс. Они названы для совсем начального образования, эта книга требует большего умения и большей смелости. А в общем надо учиться работать с Word.

Когда вы работаете с Word или подобной программой даже на примитивном уровне то в тексте невидимо присутствуют символы отбивки абзаца. Их можно сделать видимыми во многих программах, в том числе в Word и Writer OpenOffice. Это делается через меню. Показ отбивок позволит вам обращаться с ними как с другими символами и усвоить что делать чтобы избавиться от пустых строк. Они в этих программах являются пустыми абзацами. Пробелы в современных программах для текстовых работ часто растяжимы потому что идёт подгонка под ширину строки.

Разрывы строк.

Следующий текст этой главки посвящен вопросу о разрывах строк. При первом чтении его можно пропустить.

Когда вы пользуетесь разными программами и открываете файлы созданные в Word старых версий могут возникнуть казусы из-за разрывов строк. Я, может быть не до конца, но опишу этот вопрос. В любом случае это не является дефектом программ. Это нормальное явление. При первом чтении вы можете пропустить дальнейшее обсуждение этого вопроса.

Обычно программа может выводить абзац тремя разными способами: 1)прижимая строки к левому краю 2)прижимая строки к правому краю 3)прижимая слова и к правому и к левому краю так что обе границы текста ровные; это выравнивание по ширине. У абзаца и красной строки может быть отступ относительно левого края, красная строка может начинаться левее края. Кроме того кернинг поддерживается или нет, и может быть выключен или нет смотря по программе. Кернинг – это индивидуальное позиционирование каждого символа. Если кернинг не работает то край текста может быть неровным. Эти посторонние факторы положения строк надо иметь в иду чтобы не перепутать с тем что объясняется обрывами строк. Выравнивание, кернинг и отступы регулируются через обычные программные кнопки и окна поэтому не будут рассмотрены. Они не представляют собой проблему а всего лишь вопрос знания основ работы с текстом; конкретные средства используемые для регуляции этих свойств должны быть описаны в документации к программе.

Вопрос об обрывах в том что строка не заканчивается там где ожидается и привычно, она может выходить за границу окна или неожиданно рано оканчиваться. В конкретном тексте разрывы могут быть незаметны но присутствовать на самом деле. Документы созданные в Word 1997 года и более поздних версиях не имеют этих проблем если этого не добиваться что обычно не требуется. Относительно концов строк программа может придерживаться разной линии поведения. Она может даже настраиваться в этом отношении, например WordPad можно настроить.

Теперь о причинах. В общем существует два подхода к вопросу о создании документов и переносе символов. Первый состоит в том что концы строк и перенос не хранятся в файле а создаются «на лету». Это современный подход, позволяющий «сливать» текст в печатную полосу страницы или колонки любой ширины. Программа должна перелить текст заново после каждого изменения ширины печатной полосы.

Второй подход исторически более ранний. Он в том чтобы обозначать концы строк. Его следы неизбежно присутствуют в сильных современных приложениях: вы можете поставить обрыв строки вручную. Но сейчас в основном нас интересует не этот вопрос. В файле хранится символ обрыва строки который не выводится на экран пока вы вручную не перевели программу в специальный режим показа, это делается либо через меню либо через окна её настройки. Эти символы технически могут быть 1)символом конца строки обозначаемом CR 2)символом конца строки обозначаемом LF 3)символом новой строки или красной строки 4)другим, более индивидуальным и более определённым форматом и программой обозначением, например </p>.

Программа может вставлять разрыв строки вместо того чтобы обозначать новый абзац. Программа может обозначать маркер не его буквальным значением а стрелкой или иначе. Это объяснение имеет практическое значение но не в том капитальном смысле что хотя бы каждый десятый файл с которым вы работаете требует этого знания. Но когда возникают проблемы с разрывами пользователь вообще не знает что ему делать.

Когда вы явно начинаете абзац и вставляете разрыв то приходится что-то нажимать. В остальных случаях программа вставляет маркеры без вмешательства пользователя если их не редактировать специально. Результаты вставления разрывов в отдельных случаях – опять же не в Word – могут быть видны лишь после закрытия файла.

Пока речь шла о том что есть невидимые обычным способом маркеры которые вставляются автоматически либо вручную, либо не вставляются вообще и тогда программа сама разбивает строки. Теперь надо показать другую сторону: программа может по-разному выводить файл в своё окно. Она может игнорировать обрывы строк но при этом следовать символам нового абзаца. Она может выводить прямоугольники вместо символов обрыва. Возможны разные ситуации, их трудно предсказать.

Зубрить эту главку не требуется. Но желательно усвоить что маркеры обрывов и абзацев могут исказить некоторые документы, и что они скрыты.

Что же надо делать если вы имеете текст в котором нужно править маркеры? Когда вы получаете документ с нарушенными концами строк то важно выяснить что есть в файле и как ведёт себя программа. Все эти вопросы в конкретном выражении могут быть без большой траты времени выяснены экспериментально с используемой программой. Некоторые текстовые редакторы могут показывать файл в режиме HEX где вы можете найти обозначение маркеров но сейчас у вас нет достаточной подготовки для этого. Word не может выводить файл в этом режиме. Действия будут разными, зависеть от ситуации.

В большинстве случаев с программой ничего делать не приходится а проблема целиком объясняется файлом.

Простейшим выходом из положения является попытка открыть файл в IE. Поскольку IE по умолчанию (см соот. главу) не ассоциирован со многими файлами которые вы захотите открыть из-за строк то потребуется нажимать Shift и вызывать пункт Открыть с помощью контекстного меню чтобы открыть файл.

Вы можете использовать конвертеры поскольку при конвертации маркеры могут быть обработаны.

Открытие файла в другой программе – хорошая стратегия. Открытие файлов важно для вас в трёх отношениях: 1)вы сможете редактировать маркеры 2)вы сможете посмотреть файл так как он будет показан приемлемым образом 3)вы сможете скопировать текст в буфер обмена ОС и вставить в другой программе. Тут единственным сколько-нибудь непонятным аспектом является редакция маркеров. Поскольку маркеров много и они для одного типа одинаковы то используйте поиск и замену чтобы снять проблему. Например, вы можете заменять маркер конца строки на пробел. После замены все строки соединятся поэтому программа работающая по современной методике выльет текст между краями абзаца и он будет умещаться на листе при распечатке и в окне. Тут нужно подготовиться потому что так можно испортить текст, особенно если при этом пропадут и абзацы. Может потребоваться, например, замена двух обрывов или обрыва и табуляции на уникальный символ – смотря по тексту – чтобы потом заменить его на маркер красной строки. Этот символ не может быть маркером обрыва строки иначе вы его тоже замените. Если абзацы отделены двумя разрывами строк то вы можете заменить два обрыва на уникальный символ а потом один разрыв на пробел. Есть ещё одна сложность: если вы смешаете строки с переносами то потом может быть невозможно легко исправить текст так как потеряется критерий. Маркер в отличие от пробела присутствует только в определённых местах. Я сейчас пишу о двух вопросах: простоте и чёткости которая позволяет использовать замену и количестве символов которое определяет что именно будет заменено.

Word позволяет работать с маркерами независимо от того видны они или нет. Writer OpenOffice похож на Word в этом отношении. Как с ними работать описано в их документации. Маркеры обрыва строки и абзаца в HTML-файле существуют как совершенно явные тэги (см главу «Своя страница») и являются обычным текстом видимым в Блокноте. Если файл выводится в InternetExplorer как HTML-файл то обычные разрывы работающие в Блокноте игнорируются.

Вы в большинстве случаев не сможете популярными программами исправить файл формата PDF.

Рассмотрим более трудный случай маленьких редакторов которые могут вообще не иметь справок. Такая программа иногда приспособлена для обработки маркеров, я думаю что даже есть случаи когда об этом не знает их автор. Вы можете разобраться экспериментально. Маркеры могут заменяться одним нажатием кнопки. Если этого нет то диалоговое окно поиска и замены может иметь признаки того что вы можете заменять например концы строк. Диалог замены может работать с ESCAPE-последовательностями. В таком случае сочетания \n и \r будут обозначать концы строк, это два разных маркера. Какой из них используется вы не знаете заранее. Об ESCAPE-последовательностях вы можете прочесть в специальной документации по мере надобности. Ищите сведения в интернете.

Типичные возможности сильных программ.

Разберём типичные понятия, возможности и пункты меню достаточно сильных текстовых редакторов. Я обозначаю в этой главе прежде всего разные возможности а не даю материал для зубрёжки или инструкцию. Использование этих возможностей там где это оправдано может сильно уменьшить тупую однообразную работу хотя потребует несколько соображать. Вам выбирать что лучше для Вас. Вы можете экспериментировать с неценным файлом чтобы разобраться.

-создать. Здесь иногда вам предлагается сразу создать документ определенного типа – в плане назначения и оформления; и часто создаётся файл определённого формата или ему отдаётся предпочтение, хотя он не единственно возможный.

-открыть. Обычное открывание файлов, хотя диалоговое окно может быть специальным.

-предварительный просмотр. Просмотр страницы в том виде, в котором она будет на бумаге.

-печать. Диалог печати или сообщение об отсутствии принтера. Сам принтер настраивается с помощью ОС (см её справку).

-параметры печати\страницы. Установка полей листа, его размера и конфигурации.

-версии\сравнение версий. Вы можете создавать несколько версий одного документа и сравнивать документы. Возможно, программа выделит различия.

Проследите чтобы не работать в окне где файл открыт только для чтения.

-шаблоны. Бывают шаблоны документов и программы, или и того и другого. Шаблон устанавливает сразу массу параметров одним махом. С шаблоном связано назначение документа (письмо, факс, отчёт и пр.).

-свойства. Свойства документа. Здесь обычно можно узнать количество страниц, автора и пр. В организациях это может иметь значение.

-undo history. История сделанных откатов, отмен выполненный операций. Что именно будет в ней зависит от того, что в этой программе считается отменяемым действием. Например, им скорее всего не является изменение масштаба или режима показа. Эти изменения не меняют документ.

-перезагрузить. Переоткрыть файл. Видимо с потерей изменений.

Проследите чтобы не работать в окне где файл открыт только для чтения. Результаты вашей работы не будут сохранены.

-вставить как... Выбор вариантов вставки из буфера обмена (см справку ОС). Обычно такими вариантами для текста являются как минимум «текст RTF» и «Неформатированный текст». Во втором случае от исходного материала останется только текст. Он не будет оформлен.

-вставка графического файла и пр. подобное. «Врезание» в документ картинки, возможно даже анимации, презентации, флэш-ролика и пр. В Word ещё после вставки картинок можно их обрезать. Во Writer OpenOffice можно настроить гамму и ещё многое. Главное тут не сервис обработки картинок а их связанность с документом. Если вы выставляете нечто как связанное то последующая редакция этого вне текстового редактора будет отражена после обновления связей. И всё равно ни один Word не угонится за GIMP и CorelDraw в возможностях редактирования.

-найти\заменить. Поиск в документе текста. Обычно простым поиском всё и ограничивается поэтому более глубокое обсуждение имеет факультативное значение.

В хорошем случае можно искать ещё 1) стили 2) регулярные выражения 3) оформление текста 4) концы строк, отбивку абзаца и пр. Регулярные выражения – это выражения для описания множества символьных последовательностей. Например, «?» часто обозначает любой символ. Лучше всего регулярные выражения поддержаны в Word, EmEditior и CrimsonEditor. Также может быть возможность счёта вхождений с условием по их количеству. Всё сказанное относится и к тому на что заменяется найденное. Я пока не видел ни одного редактора, который бы в полной мере удовлетворял всем пожеланиям по части поиска и замены, то есть искал по всем этим параметрам сразу. Возможно, придётся пойти на хитрость и искать более одного раза, отметив или заменив то что найдено по другим свойствам или другому выражению.

Поиск и замена имеет большое значение потому что документы не всегда настолько малы чтобы делать вручную эту работу. К тому же она слишком сложна. Заменив оформление стиля можно добиться того же эффекта, что и изменением оформления но не разрушая связь между назначением и видом (см о стилях).

Для поиска таблиц, рисунков используйте режим Структура или пункт меню Перейти в Word, Навигатор в OpenOffice.

-поля. Это не поля страницы. Это обычно невидимые части именно компьютерного документа, а не бумажного. Поля – это переменные и элементы автоматизации. Например, в Word вы можете с помощью поля заставить документ содержать дату последней распечатки.

-структура. Показаны лишь заголовки, первые строки абзацев; есть возможность понижать\повышать статус заголовка и пр. См справку. Полезный режим для больших документов.

-на весь экран. Всё лишнее, всё кроме документа – долой! Режим при котором закрывается даже панель управления ОС. Правка возможна.

-масштаб. Нужно для документов с мелким шрифтом. Не сказывается на размере шрифта в документе, но меняет удалённость документа от вас.

-разрыв страницы. Нужно для поддержания нормального вида документа если вы хотите чтобы ничто не следовало за набранным текстом на текущей странице. Возможно программа сама вставляет разрыв перед заголовками. Этот разрыв может быть полем.

-специальный символ. Вставка символов, которых нет на клавиатуре.

-закладка. Вставка невидимой при печати закладки. Можно к ней перейти по поиску или другим способом.

-объект\OLE-объект. Вставка разных данных таким образом, чтобы они сохранили свои свойства, а не только вид. OLE-объект можно редактировать в своём приложении не вынимая его из документа.

Важно: вставленный объект должен передаваться вместе с документом и находиться в том же положении относительно его.

-источники данных. Это отдельный большой вопрос. Ими могут быть базы данных и таблицы, из которых можно сделать выборку по критериям с помощью запроса. Здесь много возможностей у OpenOffice.

-обновление полей\связей. Это важно постольку, поскольку изменяются значения полей и объекты связей. Обновление может быть автоматическим и ручным. В результате документ меняется. В каждой программе роль полей может быть разной, в отдельном документе их может не быт вообще. Это не поля страницы. Например с помощью полей создаются номера страниц в оглавлении. Обновление полей выправляет номера страниц. Обновление таким образом необходимо чтобы оглавление было верным.

-макросы. Макросы нужны для автоматизации обработки документа и могут заменить диалог замены если выработана хорошая формализация. То есть верно, что 1) обладающий формальными параметрами обрабатываемый объект является тем, что вы имеете в виду 2) все такие объекты задействованы 3) ничто другое не будет считаться за такой объект. Используйте макросы в копии документа чтобы не рисковать. Без необходимости не следует ими заниматься. Это может быть слишком сложно. Макрос можно создать двумя способами: записать действия – это простой способ, или написать макрос вручную. Макрос – это скрипт для программы в которой вы работаете, в других программах и сам по себе он скорее всего неработоспособен. Относительно макроса могут выполняться специфические процессы отладки которые применяются при тестировании настоящих программ. Вы можете хранить макрос в само'м документе либо в шаблоне.

Шаблон очень легко потерять при деинсталляции программы. При конвертации в RTF макросы не передаются, они будут потеряны. Макросы можно писать и выполнять не только в текстовых программах. Например, Photoshop и GIMP поддерживают макросы.

-гиперссылка. Это инструмент гипертекста (см главу о сетях). Вообще говоря ссылками могут обладать HTML-документы, скрипты, java-апплеты, врезки flash, pdf-файлы, realmedia-файлы, WRML-файлы, файлы QuickTime video, и возможно SVG файлы.

-оглавление и указатели. В указатель и оглавление попадают только те слова, которые прежде получили статус заголовка или элемента указателя.

-разделить окно. Удобная возможность видеть одну часть документа неподвижно и работать с другой.

Проследите чтобы не работать в окне где файл открыт только для чтения. Результаты вашей работы не будут сохранены.

-раздел. Внутри раздела можно задать другую ориентацию листа. Это нужно при лежачих таблицах. Обратите внимание на колонтитулы чтобы они были одинаковыми.

В общем надо сказать что такие программы как Wod и Writer OpenOffice позволяют сделать даже больше чем обычно нужно. С другой стороны бывает что возможность есть но пользователь о ней не знает и работает на уровне гораздо более слабой программы и выполняет совершенно лишнюю работу которую за него может сделать приложение.

Стили.

Стиль - одно из наиболее сложных понятий, существующих в Word и других текстовых редакторах. Стиль определяет смысловой статус части текста, но назначением стиля вы можете определить и вид этого текста. Бывают стили символов и абзаца (а в OpenOffice ещё врезок, страницы и списков). В случае стиля абзаца весь абзац меняется при изменении стиля. Меняются все части документа с этим стилем. Стиль есть понятие отражающее функцию. Например есть стиль заголовка, сноски, гиперссылки. Все такие объекты будут выглядеть одинаково в соответствии со своим стилем если их не переделывать вручную.

Поскольку многие не понимают что такое стиль возникают две проблемы:

• текст выглядит как объект, обладающий стилем, но не имеет этого стиля и не понимается программой как ожидается;

• имеющий стиль текст выглядит как текст другого стиля, и когда он обрабатывается в в соответствии со своим стилем возникает ощущение неправильной работы программы, раздражение, путаница и неожиданные ошибки и искажения – в том числе обнаруженные после распечатки.

Возможно в вашей программе обычный текст оформленный любым способом считается стилем Форматированный. Это несколько облегчает проблему. Вы можете отменить всё оформление а затем придать существующие стили ему, и посмотреть что получится. В результате вы получите соответствие оформления и функции, одинаковое оформление но потеряете всё оформление кроме стилистического. Поэтому надо иметь под рукой исходную копию документа и сравнить их.

Стили наследуются. Если стиль А основан на стиле В, то при изменении В и автообновлении (см настройки программы) стиль А меняется.

Свойства текстового документа и методика. Создание простого документа.

В этой главке я попытаюсь свести к простой схеме всё что связано с текстовыми работами. Задача эта не будет выполнена до конца потому что это почти невыполнимо. Но видимо это будет полезно для читателя.

Итак,документ имеет разное назначение. От этого будут капитально зависеть его свойства. Он может создаваться

• под распечатку

• для использования как файл

• для обеих применений

Он может быть для сетевого применения или нет. С этим связано понятие ссылок. Оно объясняется в главе об интернет.

В зависимости от этого документ будет разным. Поэтому он может быть плох в каком-то отношении но это требуется для его использования. Я буду рассматривать наиболее популярные форматы. Я также не буду касаться того что стоит вне обычной пользовательской практики то есть типографии и пр.

Части документа.

Из чего может состоять документ пока он не распечатан, те файл? И какое значение имеют части документа? Я отметил плюсом части которые несут смысл. Знак вопроса означает что я не уверен в этом.

Всё остальное что вы видите в окне приложения где идёт редакция – это инструменты а не части файла.

Вместо страниц в указателе и в других случаях можно делать ссылку на главу и даже строку. Документ может задействовать базу данных и тогда он должен её находить по технической ссылке.

Общий вывод в том что смысл будет зависеть от расположения и оформления, а они будут зависеть от назначения и распечатки. Также удобство поиска и ориентации будет зависеть от того является ли документ бумажным. Когда вы делаете документ для сети то может потребоваться простое оформление. Начинать работу надо с определения назначения документа.

Многое зависит от программ и форматов файлов. В том числе от конвертеров которые могут фатально испортить документ. Формат PDF выглядит хорошей альтернативой бумажного документа.

Методика.

Теперь о методике. Методика связана с результатом потому что она даёт разный результат,потому что она может сделать работу сложной,потому что сроки важны – методика требует времени на действия. Общее наблюдение в том что чем больше вы стараетесь каким-нибудь хитрым путём облегчить себе работу тем сложнее она обычно оказывается. Это всё тот же вопрос о цене мощности программы которая мотивирует большую нагрузку на мозг и память, к тому же вы станете разражаться из-за малейшей попытки вас отвлечь.

Я буду рассматривать вопрос по принципу «от простого – к сложному».

Текст.

В простейшем случае вы работаете только над текстом. Его можно забивать в Блокноте но вы этим обрекаете себя на последующий поиск того что захотите изменить и оформить тк сделать оформление в Блокноте нельзя.

Картинки.

Затем важны иллюстрации если они не более важны чем текст. Тут я имею в виду в широком смысле слова. Это может быть видео. Это значит что простые программы не годятся. Это уже другой уровень. В простейшем случае ваш документ – это последовательность текста и иллюстраций где иллюстрации следуют после текста а не рядом с ним. Они будут выносить конвертирование в другой формат не меняя порядок. Оптимизируйте иллюстрации чтобы их файлы не были слишком массивными. Они не должны быть шире области печати.

Таблицы.

Не используйте таблицы если у вас с их помощью идёт простая организация текста. Это может быть слишком трудно.

Заголовки.

Чтобы сделать заголовки лучше всего сразу использовать заголовочные стили тк это позволит переходить к ним и сделать оглавление автоматически,как может быть и ссылки.

Ошибки.

Включите проверку орфографических и грамматических ошибок..

Оформление.

Простейшее оформление текста требуется чтобы не усложнять работу. Не создавайте одинакового оформления для разных по назначению частей. Используйте только стандартные шрифты.

Формат, программы и результат.

Не используйте формат RTF в случае передачи по сети тк он слишком велик.

На большинстве машин выбор программ будет прост – Блокнот, или WordPad, или Word. Автор понимает что Word может казаться слишком сложным и непредсказуемым. В таком случае можно набивать текст в другой программе. Тогда в Word останется делать меньшую часть работы. WordPad – некий компромисс но проверки опечаток там нет.

Вы получили простейший документ без опечаток который можно публиковать. Если есть мотив делать нечто более сложное то нет простого совета что делать.

Указатель.

Теперь я хочу затронуть вопрос о создании указателя. Он в обычной методике создаётся вручную но для этого надо вычитать текст. То есть лучше всего делать его попутно с набивкой. Возможно есть специальные программы и модули. Вы можете использовать примитивную проверку ошибок для поиска терминов. Они будут обозначены как ошибки.

Приложения.

Вы можете ссылаться на приложение с адресами и ссылками, и вообще материалом который вы не хотите мешать с текстом. Это позволит ограничить приложением многие проблемы. С другой стороны это хорошо тем что вы сможете менять приложение не меняя текст. Например если есть нумерованная ссылка на литературу то вы можете переписывать её в приложении. Таким образом все массивные части сразу будут отделены от текста что сделает его подходящим для передачи по сети. Недостаток этого способа в том что придётся передавать два файла. К тому же никакие программы не будут поддерживать и проверять соответствие. В общем надо ориентироваться на обычные средства Word.

Тематика.

Мне представляется полезным сформулировать тематический скелет документации тк иначе она может стать однобокой. Вы можете сделать это сами и не хуже меня,и заготовить такой перечень готовых заголовков как шаблон для создания нового документа. Я попробую назвать темы: о чём документ, версии документа, аудитория, обозначения в тексте, другие и связанные документы, временные рамки действия текста, обзор, терминология, история вопроса, подходы и теории, основная часть, примеры, практикум, внешние проявления и диагностика, резюме, приложения и комментарии, часто задаваемые вопросы, тест самопроверки, список таблиц и иллюстраций, авторы и копирайт. Это содержательная сторона. Вы можете взять несколько тщательно сделанных книг и посмотреть что в них есть. Надо ещё помнить про указатель и другие полезные части. Все части которые заняты подсчётом такие как указатели,оглавления и поля создаются последними,и их порядок в документе может задавать порядок их создания.

Поддержание интереса и усвоение.

Для лучшего усвоения материала нужно сделать его интересным. Это вопрос не только яркого изложения но и порядка тк смена темы делает материал более впечатляющим. Логика является вторым средством усвоения. Схемы и диаграммы позволяют просто объяснить сложные вопросы. Пособие которое отвечает на практические вопросы всегда лучше усваивается но этот подход стрессогенный тк трудно удержаться от того чтобы избежать ситуации когда практика слишком обгоняет квалификацию. Легче всего усваиваются максимы иллюстрированные примерами. Вы можете даже использовать Java или что-то подобное для иллюстраций которые будут готовиться «на лету» по мере чтения. Для вставки круговой диаграммы например апплету достаточно нескольких цифр (такой документ можно распечатать но вначале он должен быть создан в компьютере, разумеется).

Борьба с чрезмерным объёмом.

Современные пособия ужасно объёмны. Это приводит к тому что квалификации становятся слишком трудоёмкими а профессиональная принадлежность означает принадлежность к касте или закрытому клубу почти без возможности смены профессии. Слишком толстые учебники означают что требуется новое качество пособий и того о чём они говорят. Я бы сказал что книга для сплошного чтения должна быть размером не более 100 страниц. У людей нет времени читать.

Хорошим средством уменьшить объём текста является разворачивающаяся система изложения когда вначале даётся короткое описание которое можно развернуть. Заодно это способ повторения материала. Такая система лучше воплощается в виде компьютерной а не бумажной документации.

Все советы и прочие второплановые замечания надо бы сделать в другом оформлении чтобы можно было сразу понять как много придётся читать.

Если используется анимация или видео напишите как долго они длятся.

Комментирование иллюстраций.

Часто при сложных иллюстрациях надо выделять часть о которой идёт речь. Иначе в них трудно разобраться. Можно сделать ссылки на иллюстрациях и привязать к ним пояснения. Можно сделать автоматическое появление пояснения к тому на чём курсор или просто снабдить эту часть всплывающей подсказкой. Она скорее всего не будет распечатана. Или надо сделать выноску. OpenOffice включает в себя инструмент для создания выносок как и Word.

Другое.

Ваша документация должна быть готова к поиску, копированию выделенной части,печати и перемещению ко всем ключевым позициям материала. Для лучшего поиска глазами выделите то что будут искать. Для защиты документа от экстрагирования содержимого видимо лучше всего подходит формат PDF. Для анимации лучшим форматом является Flash,для видео – ASF и RealMedia,для звука -- WMV. Ещё один вариант – учебный курс созданный в специальном приложении,но надо помнить что не всегда можно запускать приложения тк это может быть запрещено администратором. По этой же причине не всегда можно установить и запустить плеер для показа анимации и видео,используйте плеер который работает без установки. Для выполнения других функций могут быть использованы скрипты но их может заблокировать защитная программа. С помощью скриптов можно сгенерировать части документов и указатель с номерами страниц под конкретное оформление те поля страницы и пр. Должна быть возможность регулировать скорость показа видео. Можно даже вложить в руководство программу для конвертации в распространённый формат для проигрывания на другом устройстве и перевода текста в речь то есть синтеза речи.

Желательно чтобы читатель мог отрегулировать что и как ему печатать – в том числе указатель. Прежде всего он заинтересован не печатать иллюстрации.

Практические советы. Создание и редакция документов.

Часто документы создаются вообще как попало. Эти соображения я даю не потому что они необходимы для новичка. Поначалу вы можете даже пропустить их. Но по мере вашего роста ситуация изменится и тогда они могут стать важными. В нынешнее время каждый пользователь работает как издательство.

• Расположите в удобном положении оригинал (речь идёт о наборе текста, а не вводе готового текста со сканера). Для этого необходима подставка и, возможно, несколько книг под нее. Наиболее удобное положение - над клавиатурой. При наборе смотреть на экран необязательно. Все ошибки можно будет потом исправить так же как и менять местами части документа. Можно выключить монитор или убрать яркость. Текст набранный в другой раскладке клавиатуры во многих программах можно легко исправить но не в Word.

• Когда вы увидели документ в окне программы это не значит что он готов для работы. Он должен ещё после этого быть свёрстан. Сейчас в документы вставляют иллюстрации не глядя на то что их объём будет слишком большим. Поэтому их столько сколько надо по смыслу. Врезки, таблицы, стили и разные другие элементы требующие коррекции размещения щедро рассыпанные по документу сильно замедляют разбивку на страницы. Подождите пока ваш редактор выполнит разбивку документа на страницы. Если документ размеров несколько страниц то это происходит мгновенно. Если документ большой то разбивка может занять 10-20 секунд. Также медленно может происходить перевёрстка. Чтобы узнать закончилась ли она посмотрите изменилось ли количество страниц. Обычно внизу окна показано число страниц.

  

• Старайтесь делать обозримый документ – как в плане объёма так и сложности. Краткость – сестра таланта. Нет времени на чтение больших книг.

• Всегда иллюстрируйте текст если можете придумать иллюстрацию.

• Иллюстрация должна быть простой насколько это возможно. Сложная иллюстрация может быть неправильно понята.

• Не рассчитывайте на память. Напишите в начале документа свои планы относительно будущих действий. Если ваша текстовая программа открывает файл показывая начало то так вы ничем не рискуете тк всегда видите свои заметки и не опубликуете их вместе с остальным материалом.

• По возможности облегчите себе работу путем деления работы над текстом на этапы. Это на самом деле отдельный непростой вопрос, достойный большого обсуждения хотя фатального значения он не имеет и могут быть исключения из правил. В общем первый этап в простой набивке, второй – в чтении, правке и оформлении. Составление оглавлений, нумерация страниц и обновление полей и связей должны быть в конце работы. Если сроки поджимают вы заинтересованы делать простое оформление и работать так чтобы в любой момент быть как можно ближе к завершению работы. То есть надо работать так чтобы можно было быстро представить документ может быть не в идеальном но приличном виде, со всеми атрибутами или их частью но выполненные этапы должны быть доведены до конца. В силу малых сроков и других обстоятельств возможны разные подходы. Если указатель есть то желательно чтобы он входил в оглавление. Это может означать что он должен быть сделан до оглавления. Когда вы создаёте или обновляете оглавление то оно вклинивается в текст и двигает его поэтому термины оказываются на других страницах. Поэтому после этого может потребоваться обновление указателя. Возможно что выполняя обновление полей вы обновите и оглавление и указатель. Если вы спешите или вам легче делать документ в один проход то надо делать оформление сразу и обязательно включить автопроверку ошибок.

• Уберите всё лишнее в окне редактора. Так, например, обычно не нужны линейки. В Word есть шаблоны с помощью которых можно по-разному оформлять интерфейс – например если есть несколько человек с разными требованиями.

• Помните что предложения в тексте всегда воспринимаются лучше чем части предложений. Читатель лучше усваивает сложную мысль если её подать в виде нескольких предложений.

• Пишите и редактируйте имея в виду цель чтения. Если ваш читатель ищет практические указания то их надо выделить. Весь документ может измениться от того с каким намерением его будут читать. Вы должны показать роль и отношения понятий. Полезно давать материал в разных плоскостях, например так: «оглавление по задачам, оглавление по средствам». Логика изложения важна для запоминания, но прикладной текст или используемый как справочник, обрывочно может быть надо делать оглядываясь не только на логику. Иногда лучше дать описание по ситуациям, оно будет несколько сумбурным но более полезным. Эти два похода не исключают друг друга.

• Лучше давать сложный материал в два захода: в первом вы показываете понятия и части вопроса без детального разбора, и показываете их роль. Во втором вы разворачиваете каждую грань.

• Неспециалист может не понять того что у вас уже стало привычным. Специалист всегда мыслит в своей логической системе. То есть его мысль движется по профессиональным рельсам. Неспециалист, ученик может задать вопрос который ставит его в тупик. Ученик может не понять что вопрос имеет теоретическое значение. Поэтому так важно прочесть текст глазами читателя.

• Качественное руководство позволяет поиск по ключевым словам которые могут не встречаться в тексте а только быть связанными по смыслу. Например, такими словами являются синонимы. Кроме овладения концепцией читатель обычно нуждается в указании практически связанных тем. Например если вы читаете про дорожные работы то вам практически важно знать про дорожное освещение хотя на уровне логики и теории это не при чём.

• Относите часто и редко используемые, справочные и громоздкие сведения в приложения. Делайте часто используемые страницы свободными от постороннего материала, легкочитаемыми. Читатель будет заинтересован отксерокопировать их и держать под рукой. Или хотя бы сделать закладку. У таблицы на нескольких страницах должны повторяться названия колонок. Желательно сделать вообще отдельную брошюру приложений. Глянцевая бумага может давать блики. Листы повешенные на стену нельзя ориентировать чтобы избежать бликов. Поэтому бумага должна быть матовой.

• В иллюстрациях цвет играет большую роль в запоминании и понимании. Цветом вы выделяете части различаемые по рассматриваемому критерию.

• Хотя длина строки на стандартном машинописном листе около 80 символов для лёгкого чтения надо чтобы было 40-60 символов.

• Оглавление должно быть полезным. Не стесняйтесь в заголовках давать область применения термина.

• Используйте таблицы с видимыми решётками если они сложные. Используйте цветные заливки ячеек. Это устранит проблемы чтения таблицы.

• Отдельные очевидные операции в таблицах могут отсутствовать. Но они обычно выполнимы иначе. В Writer OpenOffice если курсор в таблице то при выборе в меню Выделить всё выделяется ячейка, в следующий раз вся таблица, а не весь текст.

• Вы можете забивать текст разделяя предложения только точками а остальное сделать заменой или исправлением регистра. Такая забивка гораздо быстрее. Убедитесь вначале что можно в текущей или другой программе сделать эту трансформацию.

• В редакторе может быть кнопка с помощью которой вы перейдёте к следующей таблице, ошибке, формуле и т.д. Их не надо искать вручную.

• Избегайте зависимых предложений. Чем больше местоимений вроде её, эти и прочих указателей тем труднее править текст.

• Правка текста всегда требует чтения как минимум всего абзаца если вы правите предложение. Иначе может возникнуть логическая ошибка или двусмысленность.

• Избегайте сложного оформления. Оно сделает вашу работу более сложной. Если вы не имеете времени можно просто скопировать через буфер обмена и сохранить в более простом формате сложную часть документа. Так вы избавитесь от сложного оформления. Затем при желании можно назначить новое оформление.

• Если вы делаете гиперссылки (см главу о сетях) то желательно указать любым способом что гиперссылка указывает на 1)часть этого документа, или 2)документ на этом сайте, или 3)документ другого сайта. Это имеет практическое значение. Автор и администратор сайта заинтересованы чтобы в тексте были видны интернет-адреса ссылок. Читатель тоже заинтересован в этом но если www-обозреватель будет переписывать адреса то читатель может посчитать адрес недоступным несмотря на то что это не так.

• Для сетевых документов важен размер. Если вы делаете документ который будут читать при подключении к интернет то можно использовать предварительные иллюстрации либо ссылки на иллюстрации. Вместо диаграмм вы можете использовать SVG-файл который гораздо меньше по объёму чем обычная картинка, если будут работать скрипты то можно вообще генерировать диаграммы на машине читателя. При возможности просмотра VRML-моделей они в плане объёма намного лучше чем видео. Это вопросы нагрузки на канал и денег. К тому же VRML-модели можно увеличивать без потери качества. По тем же причинам всегда давайте в качестве альтернативы ссылку на архив документа. Далеко не всегда надо чтобы загружался несжатый файл. Файл должен быть несжатым если это выборка поиска или нечто подобное – что будет загружено много раз в работе одного человека. Читатель не захочет разархивировать каждую порцию данных. Поищите приложения получше для формата PDF чтобы файлы были небольшими.

• Отключите проверку ошибок выполняемую «на -лету» если программа работает медленно. Потом вы сможете проверить текст запустив проверку через меню.

• При оформлении для наложения стиля, курсива, жира, подчёркивания достаточно чтобы текстовый курсор был в слове, затем надо щёлкать соответствующую кнопку или нажимать сочетания клавиш установленные для той же цели в программе. В Word и 602Pro PC SUITE 2001 есть так называемая кисть с помощью которой вы придаёте стиль словам. В OpenOffice есть окно стилиста и кнопка стилевой заливки на нём. Таким образом вы можете быстро оформить текст.

• Чтобы выяснить какие из иллюстраций связаны при абсолютных технических ссылках следует скопировать и открыть документ. Все такие ссылки не будут работать. Поэтому все видимые иллюстрации будут частью документа. Что такое ссылки написано в главе об интернет.

• Видимо единственный способ проверить результат – пролистать и прочесть документ. Дело в том что автоматическая, программная проверка согласованности предложений не гарантирует того что они будут правильными. Кроме того вы проверите положение иллюстраций и пр.

• вы можете ускорить забивку текста так. Используя пункты меню Word Автотекст, Автозамена, Заменить можно создать себе возможность печати в редакторе повторяющихся слов путем набора на клавиатуре соответствующих коротких сочетаний клавиш. Вы можете вводить сокращения, а затем растягивать слова, пользуясь пунктами меню Заменить или Найти. При этом

• Сокращения одного слова должны быть одинаковыми

• Сокращения разных слов не повторяют друг друга

• Сокращения не могут быть частью других слов и сокращений – иначе при замене, например, сокращения “пр” на слово “процесс” может (в зависимости от редактора) получиться “процессоцесс”

• Сокращения должны отражать все склонения и спряжения слова при единственном и множественном числе.

Скорее всего, вам подойдёт такой способ сокращения: от сокращаемого слова берётся неизменная часть и сокращается до двух-трёх букв с помощью дефиса.

Пункт Автозамена в Word заставляет редактор заменять вводимые символы (один или несколько) на те, которые прописаны в окне, вызываемом этим пунктом (если можете, выберите пункт Автозамена в Word (Сервис – Автозамена)). Это происходит во время набора символов. Например, после того, как вы ввели запятую, редактор заменяет её на запятую и пробел; вместо слова “абанент” будет написано “абонент” и пр. Работа с редактором очень облегчается, если с помощью этого пункта заменять знаки препинания на те же знаки и следующий после или перед ними пробел, как описано выше. Всегда после запятой будет вводиться пробел, но это в большинстве случаев и требуется.

Пункт Заменить. С его помощью вы можете заменить все или часть символов (слов) в документе. Если вы нажмёте кнопку “заменить все”, то произойдёт замена во всём документе. Так заменяются все слова, совпадающие с искомым словом или словосочетанием. Например, “$” будет заменён на “США”. В Word (и некоторых других редакторах) можно заменить не все символы, а лишь оформленные определенным шрифтом и пр.

Диалог замены включатся или при указании пользователя (см меню программы), или автоматически при проверке орфографии и грамматики текста.

Пункт Автотекст в Word вводит целые слова, уже прописанные в подменю этого пункта. Выбрав слово, вы вставляете его на место текстового курсора.

Подробнее о Word.

Word очевидно заслуживает особого положения как ведущая, наиболее популярная среда для работ с текстом. У него есть сильные конкуренты, их особенно много в области работ над текстом без особого оформления, если вообще считать такие программы конкурентами. Именно на уровне Word работает Writer OpenOffice. Примерно на таком же уровне работает текстовая часть пакета 602Pro PC SUITE 2001, StarOffice. Есть такие хорошие текстовые программы послабее как CryptEdit. Тем не менее почти монопольное положение Word остаётся – несмотря на то что перейти от простой программы к нему нелегко. Одна оговорка: есть много возможностей настроить программу и её работа будет разной поэтому.

Я буду рассматривать выпуск 2003 года. Внешне он отличается от старых выпусков в первую очередь белыми панелями кнопок. Само по себе это ничего не значит но позволяет различать выпуски.

Приложение теперь работает с XML-документами что вроде бы полезно хотя как часто бывает у меня сложилось впечатление что разработчики упростили работу путём её усложнения. Просмотрев меню приложения я убедился что добавить что-нибудь к тому что было трудно поэтому выпуски похожи.

Word как и в старых версиях способен внедрять шрифты в свои документы, изначально эта функция выключена. Рядом есть галочка Внедрять только используемые символы. А вот её я не считаю правильным включать тк это может создать проблемы при редакции файлов. Внедрение шрифтов означает что используемые шрифты передаются в документе увеличивая его размер но и гарантируя его правильный вид. Шрифты стандартного набор у разных ОС не совпадают хотя всегда у более поздней есть все шрифты предыдущей. Но вопрос всё равно остаётся потому что созданы тысячи шрифтов и вы можете захотеть их использовать. Не всегда хорошо просто прилагать шрифт тк его установке может помешать недостаток прав – не все же администраторы. Лучше архивировать большие документы. Шрифты бывают самых разных размеров – от 5 до 500 кб.

После запуска вы видите заставку, затем окно программы. Word больше не является многодокументным приложением. Поэтому окон будет столько сколько открытых файлов, и каждое будет иметь кнопку на Панели задач или они будут иметь общую кнопку если кнопки группируются (в WindowsXP). При запуске создаётся пустой документ. Он не сохранён. Справа от него – панель в которой в первый момент показаны несколько ссылок для получения справок и подобной информации – в том числе из WWW поэтому это не всегда хорошо. Практически надо просто нажать на ссылку Оглавление которая показывает главки справки. Вверху панели есть зеленая кнопочка со стрелкой которая переносит в предыдущий раздел. Вообще панель эта может выполнять разные задачи: Пpиcтyпaя к paбoтe, Cпpaвкa, Пoиcк, Кoллeкция клипoв, Cпpaвoчныe мaтepиaлы, Бyфep oбмeнa, Coздaниe дoкyмeнтa, Oбщaя paбoчaя oблacть, Oбнoвлeния дoкyмeнтoв, Зaщитa дoкyмeнтa, Cтили и фopмaтиpoвaниe, Пoкaзaть фopмaтиpoвaниe, Cлияниe, Cтpyктypa XML. Чтобы сменить назначение панели на ней есть стрелка направленная вниз. Границу панели можно двигать как границу окна. Вы можете её выключить так же как закрывают окно и вернуть нажатием F1. Напомню что выпуск 2003 года расширяет возможности буфера обмена и в панели видны значки разных кусков документа которые попадают туда. Эта же панель имеет прямое отношение к запрету на изменение стилей (Зaщитa дoкyмeнтa). В разделе панели Cтили и фopмaтиpoвaниe – удобный, наглядный набор примеров оформления из которых вы выбираете стиль.

Word как всегда имеет несколько типов отображения одного и того же документа (если это не XML-документ):

Ещё из нового есть кнопочка для показа эскизов то есть вы как в AdobeReader видите десяток страниц стразу в уменьшенном виде. Они быстро выводятся так что ждать не надо.

В Word как всегда для простой работы нет больших препятствий со стороны всей сервисной системы которая годами наращивалась по мере новых выпусков. Включив приложение вы можете не думая о заглавных буквах в начале предложения и о пробелах после запятых,точек и прочего – если настроить автозамену – просто стучать по клавишам и будет получаться текст. Вы также можете не думать о переносе строк – перенос делается автоматически. Опечатки и пропуски запятых будут подчёркнуты. Затем вы можете сохранить файл либо в формате DOC либо в MHT, либо в другом. MHT хорош тем что он занимая немного места имеет свойства вэб-документа и при этом ещё несёт в себе иллюстрации.

Азбука работы в Word в том что есть кнопки курсива, жира и подчёркивания, список стилей,

пара кнопочек для создания нумерованных и ненумерованных списков, кнопки для «прижима» текста и иллюстраций к центру, вправо-влево и разгону их по ширине. Ещё я бы посоветовал запомнить что заголовок первого уровня делается из обычного абзаца в том числе нажатием Ctrl+Alt+1. Заголовки позволят вам быстрее двигаться и ориентироваться в документе с помощью схемы документа (см справку Word).

Задачи невыполнимые в Word и других сильных приложениях.

Теперь я хочу затронуть вопрос который скорее всего можно будет обойти в вашей практике но если это окажется слишком трудно то следующее описание вам поможет. Выше сказано что пока нет программ позволяющих достаточно мощные функции автоматической замены. Возможно я просто о них не знаю. То же верно про другие действия которые программа могла бы сделать но не делает, а альтернатива – ручная работа. Если вам придётся редактировать вручную большой документ то это может вылиться в большую работу и переутомление. Как замечено, переутомление ведёт к грубым ошибкам.

Поэтому в качестве темы для размышления могу предложить следующее:

-конвертируйте документ в формат HTML и посмотрите можно ли автоматизировать то есть практически свести к нескольким актам замены нужную редакцию. Тут вам потребуется знать что такое HTML и именно тот файл с которым работаете. Я имею в виду что вы можете заменять куски текста и\или тэги HTML. Что это такое вы прочтёте ниже, кроме того вам потребуется дополнительное пособие. Его нет смысла только для этих целей покупать книгу а просто надо взять в интернете. Так вы будете заменять тэги определяющие вид текста, то есть вы получаете в HTML возможность редактировать их так же просто как вы редактируете текст в Блокноте. В качестве контраргумента использования этого способа можно назвать то что HTML не в состоянии обозначить все что может вставить в файл Word. Поэтому могут быть потери значение которых будет зависеть от ситуации. В общем случае HTML-файл не равен файлу Word. Поэтому продолжайте работать с исходным файлом если хотите использовать все его свойства, HTML же используйте для той правки которую невозможно сделать иначе.

-То же верно про XML. После сохранения в этом формате вы можете выправить его вручную. OpenOffice использует этот формат неявно: формат SXW на самом деле является ZIP-архивом с файлом XML.

-обработайте документ после его конвертации в формат Latex. Latex – это программный пакет для издательств. Его сила в том что вы получаете все свойства как досягаемые для автоматической замены текстовые обозначения.

Главное в этой главе.

Автор понимает что эта глава получилась не простой. Возможно вы её не очень-то усвоили. Что в ней наиболее важно, в чём основа?

• Используйте распознавание и перенос через буфер обмена вместо забивки.

• Дождитесь открытия документа.

• Не пугайтесь запроса на обновление связей и полей. В общем это надо разрешить.

• Во время автосохранения программа может не реагировать. Это нормально.

• Убедитесь что вывод иллюстраций не выключен и посмотрите все ли они есть пока вы можете сообщить об их отсутствии. Так же вы можете проверить хотя бы пару ссылок.

• Выключите автопроверку ошибок если программа медленно работает.

• Делайте простые документы чтобы не создавать себе лишних забот.

• Составление оглавления и указателя – последние действия.